Arkivering av rekruttering dokumenter

Owned by babak.tavassoli
Last updated: Aug 11, 2023
3 min read

Innledning

Denne integrasjonen kalles også jobbnorge-integrasjonen. Den sørger for mottak av rekruterings-filer og arkivering av dem gjennom p360-arkiv-appen. Alle institusjoner bruker Jobbnorge, bortsett fra Oslomet som bruker Varbi.

Jobbnorge/Varbi sender rekruterings-filer som skal arkiveres som PDF’er (Varbi sender også noen gager wordfiler) og en XML med nødvendige metadata. Filene mottas og lagres i S3. Men så fort XML’en kommer (som skal alltid komme etter), blir de plukket opp og sendes til arkivering.

PS! Denne integrasjonen har også en grafisk grensesnitt med egen API som tillater brukerne se status på overføringer, rette dem opp og sende dem på nytt.

Til arkivering, benyttes p360-arkiv-appen

Veiledning og virkemåte: Om Jobbnorge rekrutteringsverktoy

Lenke til Jobbnorge-integrasjon siden: Integrasjoner på Mule | Jobbnorge

Nøkkel info

Initiesering av flyt

Rekruteringsystemet sender filene til oss

 

Flyt møsnter

synkron

 

Bruk av meldingskø

nei

 

Open API

Nei

 

IntArk

Ikke brukt

 

Oversikt

 

Bakgrunn

Arkivering av filer fra rekruteringsystemet er lovpålagt.

Interessenter

Dette er en leveranse til Rekrutering. Kostandene føres på rekrutering.

Arkiv har produsert og bestemt den såkalte mappinsdokumentet som definerer hvordan oppgavene skal arkiveres i arkiv-systemet.

Brukerhistorie

  • Bruker av rekruteringsystemet bruker rekruteringsystemet som vanlig uten å tenke på arkivering. Arkivering skjer automatisk i bakgrunnen av seg selv. Ny sak opprettes ved behov og dokumentene arkiveres.

  • Bruker sørger for å registrere en saksnummer på rekruterings-saken, ellers bruker systemet som normalt. Arkivring skjer i bakgrunn av seg selv og dokumentene arkiveres i oppgitt saksnummer.

Systemer/tjenester

  • Detaljert liste av alle innvolverte systemer/tjenester Hva utveksler data? Fra hvor / Til hvor?

    Tabellen under tar for seg BARE

System

Data

Brukt API (endepunkter)

System

Data

Brukt API (endepunkter)

Config-databasen

Oppsetter orgId med P360_ShortName

Get single org: configDB.orgs

Amazon S3

Overfører arkiverte filer (localFileName og fileName) til S3 bucket

Upload file: https://docs.safespring.com/storage/generalinfo/

Mongo-databasen

Setter inn et dokument (mongoDoc) i en kolleksjon (p360.jobbnorge).

NB: -id-objektet kan spesifiseres eller ikke (og Mongo-databasen vil autogenerere en).

Insert document: p360.jobbnorge

Mongo-databasen

Finner alle dokumenter i databasen som samsvarer med en spørring (filename eller org); hvis ingen forespørsel er spesifisert, hentes alle dokumenter i kolleksjonen, og hvis det ikke er angitt noe feltobjekt, hentes alle felt.

Find document: p360.jobbnorge

Mongo-databasen

Oppdaterer dokumenter som samsvarer med det gitte søket (fileref og
orgId). Hvis spørringen ikke er spesifisert, hentes alle dokumenter. Siden parameter multi er satt til usann, vil bare det første dokumentet som samsvarer med det, bli oppdatert.

Update documents: p360.jobbnorge

Auth

Autentiserer inngang med system, username og password

MongoDB.users

APIKit

APIKit-ruterelementene gjør det mulig å definere en API

APIkit Router

APIKit

APIKit-konsollens frittstående endepunkt

APIkit Console

Public360

Kloner forespørselen om å få en sak (Clone Request, kapittel 18.1.1.1) med P360_shortName og caseNumber, og oppgi et passende navn

GetCase: https://help.360online.com/ReleaseInformation/SIF APIs - Documentation.pdf (kapittel 18.1.2)

Public360

https://unit.atlassian.net/wiki/spaces/IPM/pages/2365751297

Documaster

https://unit.atlassian.net/wiki/spaces/IPM/pages/2759688223

Tilgangsstyring og logging

  • Integrasjonen loger til Humio med detaljert logging av prosessen.

  • Integrasjonen er knyttet logg-oversikten som vil logge følgende data (“NOARKSAK”):

    • STILLINGSID

    • SA_TITTEL

    • SA_TITTELINTERN

    • SA_ANSVFIRMANAVN

    • SA_ARKIVREF

    • SA_ANSVEPOST

    • JOURNALPOST_TAB (JOURNALPOST)

      • JP_INNHOLD

      • JP_U1

      • JP_DOKDATO

      • JP_DOKTYPE

      • ADRESSAT_TAB/ADRESSAT (NAVN, ADRESSE, POSTNR, POSTSTED, EPOSTADR, TLF)

      • DOKVERSJON_TAB/DOKVERSJON (VE_NAVN, VE_DOKFORMAT, VE_FILREF, VE_DOKID)

  • Integrasjonen har ikke noe behov for tilgangstyring

Forretningsregler

Behandlingstid/responstid og volum

  • Behandlingstid/responstid: ca. 1s

  • Frekvens: HTTPS-‘listener’ repeterbar fillagerstrøm for datastrømmestrategi

  • Volum (målt: Aug 25, 2022 ): gj.sn. ca. 1,8k hits daglig

Feilhåndtering, konsekvenser av feil og overordnet risikoanalyse

Ved feil, vil det sendes e-poster til oppgitte brukere (de meldes til oss via e-post) ved hver institusjon. I tillegg vil vi kunne se det i loggene våre i humio. Brukerne kan oftest selv fikse og resende.

 

  • Hva skjer ved overload i kø?

    • I verste fall vil Jobbnorge (rekruteringsystemet) få tilbakemelding om feil. De vil da sende på nytt ved seinere anledning.

  • Hva skjer med ufullstendige meldinger?

    • Vi har ingen forhåndsjekk av melding struktur. Avhenig av når feilen merkes vil enten Kilde-systemet få beskjed eller brukerne.

  • Inneholder meldingene personopplysninger?

    • Ja

  • Noe om viktige feil/situasjoner som må passes ekstra på (som kan ha stor konsekvens) :

    • Lager for mange dokumentter/saker og dermed roter til Arkivsystemet

    • Dokumenter arkiveres i feil institusjon

    • Dokumenter forsvinner uten noe melding eller spor

Kommentarer