Arkivering av klage og godkjennings saker
Denne dokumentasjonen er ment som en løsningsbeskrivelse for arkivering av klage saker fra FS til Arkivet (Public360).
FS vs FLYT
Noen klage/godkjenningsaker kommer fra FS og noen fra FLYT.
Tabelloversikt over klage/godkjennings-saker og system de kommer fra
Sakstype | Kildesystem |
|---|---|
Klage på sensur | FS |
Klage på formelle feil ved eksamen | FLYT |
Godkjenning og innpassing av annen utdanning | FLYT |
Klage på formelle feil ved eksamen | FLYT |
For detaljer rundt arkivering fra Flyt, se https://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/brukerdok/flyt/dok/05-arkivering.html
Klagesaker fra FS
Klagesakene fra FS er veldig enkle. De består alltid av bare 2 dokumenter,
1- søknad fra studenten
2- besvarelse på søknaden.
Både søknad og besvarelsen er genererte PDF’er basert data fra FS. For eksempler på disse, se bilder nederst i dokumentet
Teknisk dok : https://bitbucket.org/unit-norge-team/fsws-intern/src/develop/src/main/java/no/unit/fswsint/p360/ (Lukket, innsyn ved forespørsel)
Arbeidsflyt
Kort fortalt fungerer arbeidsflyt slik at student som ønsker å klage på karakter sender inn en klage gjennom Studentweb – klagen registreres i FS hvor den knyttes opp til sensor gjennom fagpersonweb. Etter vurdering registrerer sensor klagen i FS hvor den oppdateres i Studentweb samtidig som den varsler studenten om resultat pr epost. Inngående klage og utgående resultat overføres som en informasjonspakke med metadata i form av pdf.
Metadata
En del av metadata er fast spesifisert og kan ikke endres/settes for hver institusjon. Her er listen over dem:
Metadata element | Verdi | Merknad |
|---|---|---|
Tittel sak | Klage på karakterfastsetting_ [emnekode] | NB! Dette gjelder “klage på sensur” |
Kobling student til sak [søker] | student | Studenten legges til som sakspart/ søker på saksnivå |
Tittel inngående dokument | Klage på karakterfastsetting_ [emnekode + emnetittel] | NB! Dette gjelder “klage på sensur” |
Tittel utgående dokument | Resultat etter klage på karakterfastsetting [emnekode + emnetittel] | NB! Dette gjelder “klage på sensur” |
Status sak | Under behandling/ Avsluttet * | Sak opprettes i arkivsystem i det FS registrerer mottatt klage Status blir satt til under behandling. Ved utsendelse av vedtak overføres utgående dokument og saken får status Avsluttet |
Status dokument | Arkivert | Dokumentet får status arkivert i det det overføres arkivsystem. Denne status er nødvendig for å få til en automatisk avskriving av inngående dokument. I det sensor bekrefter ny karakter som er lagt inn i FS varsles student om vedtak. Utgående brev overføres public 360 og saken får status avsluttet |
Avskrivning /dokumentmerknad |
| Alle inngående dokumenter avskrives automatisk – i tillegg dokumenteres dette i dokumentets merknadsfelt 
|
Avsender inngående brev | Student | Avsender mottaker kobles til den aktuelle studentens privatpersonkort i public 360. Disse oppdateres fra FS. Fødselsnummer brukes som identifikator |
Mottaker utgående brev | Student |
|
Saksansvarlig | Integrasjonsansvarlig | Saksansvarlig er foreløpig løst ved å sette inn en person som er systemansvarlig for FS. Dette er en foreløpig løsning om er gjort for at denne personen enkelt skal kunne overvåke integrasjonsløsningen. Det er mulighet for å legge til en saksbehandler til hver stedkode i FS (fakultet / institutt) men det er ikke muligheter for flere saksbehandlere. Skifte av saksbehandlere må gjøres manuelt i FS. Løsningen er en automatisering og det opprettes ikke saksbehandlere i FS i tradisjonell. Klagen går direkte til sensor som følger opp med handling. Sensor er det nærmeste man kommer en saksbehandler in denne transaksjonen Hvis klagen ikke blir fulgt opp av sensor innen gitte frister sendes epostvarsel til den avdeling som har ansvaret for den enkelte eksamen. Ettersom dokumentene ikke saksbehandles men utelukkende arkiveres i arkivsystem er det lite behov for kobling og tilgang for saksbehandler. Statistiske forhold kan vedlikeholdes pr dags dato |
Tidspunkt for overføring |
| Alle dokumenter overføres på kveldstid og om ettermiddag to ganger i døgnet |
Men disse kan spesifiseres av hver enkelt institusjon selv, i FS. (PS! Merk ved overgang til UH-sak vil ikke disse gjelde lenger Se vedlagt oppdatert spesifikasjon lenger ned)
Sak nivå | Dokument nivå |
|---|---|
Tilgangskode | Tilgangskode |
Tilgangsgruppe | Tilgangsgruppe |
Arkivdel | Hjemmel |
Arkivkode |
|
Hjemmel |
|
Skjermbilde som viser dette i FS:
Dette sikrer stor frihet mht. hvordan hver enkelt institusjon velger å sette opp dette selv.
Her er oppdatert spesifikasjon fra Dokumentasjonsforvaltning ved overgang til UH-sak :
Eksepler på generete PDF filer
Denne tabellen viser tilstanden ved sep. 2022. Den viser sakstypene som sendes inn, metadataene den sendes med og default-verdier som integrasjonen legger til.
Sakstyper | Fra System |
| inn | default verdier | inn | default verdier |
|
| ||||
|
|
|
| |||||||||
klage på sensur | FS | sak | tilgangsgruppe | Noen sender tomt. Men de vil få beskjed om å sende med fylt verdi | recno:0 |
| dok | tilgangsgruppe |
| Klage på sensur |
| |
|
| tilgangskode | UO |
|
| tilgangskode |
| UO |
| |||
|
| arkivdel | Student |
|
| hjemmel |
| Offl § 26 første ledd |
| |||
|
| arkivkode | 455 eller fra configdb |
| avskriving |
| TRUE |
| ||||
|
| status |
| B |
| status |
| J |
| |||
| ||||||||||||
klage på formelle feil | FLYT | sak | tilgangsgruppe | sender tomt. | recno:0 |
| dok | tilgangsgruppe |
| Studentsaker |
| BARE fra UIS |
|
| tilgangskode | UO |
|
| tilgangskode |
| UO |
| |||
|
| arkivdel | Student |
|
| hjemmel |
| Offl § 13 jfr Fvl § 13.1 |
| |||
|
| arkivkode | 455 eller fra configdb |
| avskriving |
| FALSE |
| ||||
|
| status | B |
| status |
| J |
| ||||
| ||||||||||||
Godkjenning og innpassing av a | FLYT | sak | tilgangsgruppe | Sender fylt verdi |
| dok | tilgangsgruppe | samme som sak |
|
| BARE fra UIA | |
søknad - |
|
| tilgangskode |
|
| tilgangskode |
| |||||
|
| arkivdel |
|
| hjemmel |
| ||||||
|
| arkivkode |
|
| avskriving |
| FALSE |
| ||||
|
|
|
|
|
|
| ||||||
|
|
|
|
| ||||||||
Innpass for * | FLYT | sak | tilgangsgruppe | Sender fylt verdi |
| dok | tilgangsgruppe | samme som sak |
|
| BARE for NH | |
|
| tilgangskode |
|
| tilgangskode |
| ||||||
|
| arkivdel |
|
| hjemmel |
| ||||||
|
| arkivkode |
|
| avskriving |
| FALSE |
| ||||
|
|
|
|
|
|
| ||||||
|
|
|
|
| ||||||||
Innpassing av eksterne emner el | ServiceNow ? | sak | tilgangsgruppe | Sender fylt verdi |
| dok | tilgangsgruppe | samme som sak |
|
| BARE fra UIS | |
|
| tilgangskode |
|
| tilgangskode |
| ||||||
|
| arkivdel |
|
| hjemmel |
| ||||||
|
| arkivkode |
|
| avskriving |
| FALSE |
| ||||
|
|
|
|
|
|
| ||||||
|
|
|
|
| ||||||||
Selvvalgt bachelorgrad | ServiceNow ? | sak | tilgangsgruppe | Sender fylt verdi |
| dok | tilgangsgruppe | samme som sak |
|
| BARE fra UIS | |
|
| tilgangskode |
|
| tilgangskode |
| ||||||
|
| arkivdel |
|
| hjemmel |
| ||||||
|
| arkivkode |
|
| avskriving |
| FALSE |
| ||||