Automatisk opprettelse av prøver i WISEflow (under arbeid - åpen)

Denne integrasjonen skal sørge for å opprette prøver automatisk i WISEflow (WF).

PS! Integrasjonen er under utvikling og er avhengig av en fungerende synkronisering mellom WF og FS.

Forutsetning

1. For å angi flowtypen og eventuelle maler benyttes merknad-feltet til vurderingsenheten eller vurderingskombinasjonen til prøven.

   1. Merknadsfelt hentes først fra vurderingsenhet, men dersom det ikke finnes flowtype der hentes det fra vurderingskombinasjon

      1. Det anbefales å bruke vurderingskombinasjon, siden disse er gyldige over flere semestre. Vurderingsenhet benyttes i enkelttilfellene hvor flowtypen fraviker fra standard oppsett for vurderingskombinasjonen (emnet).

   2. Det må brukes fullstendig navn på flowtypen.

      1. For å tilrettelegge for forskjellige maler kan det legges til ekstrainformasjon i ett og samme ord (e.g. “FLOWmulti_3”, “FLOWassignBachelor”), se under om maler.

   3. Et merknadsfelt som inneholder navn på flere flowtyper vil få typen til det første ordet som inneholder ordet “FLOW”.

      1. Det anbefales derfor at flowtypen står først i merknadsfeltet.

2. Det må meldes inn en mapping mellom flowtypenavn og maler (WF flow id). Denne mappingen er en liste med følgende krav:

   1. Hvert flowtypenavn kan kun ha en mal knyttet til seg, men man kan ha flere maler knyttet til en flowtype vha. navn som nevnt i punkt 1.b.i) over.

   2. Flowtypenavnet må starte med flowtypen (type flow velges ut fra flowtype oppgitt i merknadsfeltet).

3. Institusjonen må ha fagpersoner som kan fungere som eier og evt. managers i WF (managers kan legges til i etterkant manuelt).

   1. Disse fagpersonene må ha rollen “EKSANSV” i FS (fagperson → personrolle) for det stedet (institutt og / eller fakultet) prøven tilhører.

      1. En mulighet er for eksempel å ha en “EKSANSV” for hvert fakultet, evt. institutt, for å unngå å oppnevne personer direkte på emnet

   2. Eier (og managers) må være registrert som bruker(e) i WISEflow for å kunne legges til på prøven.

   3. Første navn i lista blir satt som eier i WISEflow. (¡NB! Har vi noen kontroll på rekkefølgen fra FS?)

   4. Se også eget punkt under Virkemåte.

Komme i gang

1. Send e-post til kontakt@sikt.no og opplys om at din institusjon ønsker å komme i gang med denne integrasjonen. E-posten skal/kan inneholde følgende info

   1. Det må legges ved en tabell over flowtypenavn og korresponderende WISEflow flow-id for at maler skal kunne brukes.

      1. Dersom tabell mangler vil prøven opprettes med flowtype som angitt i merknadsfeltet og alle tilpasninger må settes manuelt.

      2. Se eksempel på mapping tabell under.

   2. Det kan legges til en liste av stedkoder dersom integrasjonen kun skal opprette prøver fra bestemte stedkoder.
      Dette er ment som en oppstartssjekk og denne sjekken er en-til-en, altså er det kun vurderinger med identisk stedkode i lista som vil bli opprettet.

   3. Det kan også legges inn oppstartsår.
      Dette er en begrensning på årstall.reell slik at ikke gamle og utdaterte vurderinger, som av en eller annen grunn har fått en endring, blir opprettet i WF.

Eksempel på flowtype - mal mapping liste

Alle andre flowtyper enn de angitt eksplisitt i tabellen vil opprettes uten mal.

Virkemåte

Denne integrasjonen går periodisk (ikke avgjort; forslag: hver 6. time ) og sjekker alle vurderinger/prøver i FS med eksamenssystem “WISEFLOW” hvor det er endring de siste 3 dager (“dato_sist_endret”), og oppretter prøver i WF med basisdata fra FS (SIS-tilknytning, flowtitler, eiere og managers).

Alle prøver som opprettes vil automatisk knyttes til FS, slik at FS - WF synkroniseringen kan gå som normalt. Det må bemerkes at flowen blir opprettet men kandidatene og sensorene er først synkroniserte dagen etter, eller ved manull synkronisering.

Etter opprettelse kan eventuelle andre nødvendigheter manuelt legges til i WISEflow, som vanlig.

Kriterier

1. Vurderingen må ha kandidater. Dette så det skal være mulig å opprette vurderinger i FS uten at de blir opprettet i WF; oppretting i WF skjer først etter at kandidater er oppmeldt. Vurderinger som ikke har kandidater hoppes over.

2. Dersom det allerede finnes en flow i WF med tilknytning til vurderingen i FS så vil ikke integrasjonen gjøre noe.

Managers/Owners

Dersom eksamensansvarlige mangler i data fra FS vil det ikke kunne opprettes prøver i WISEflow, siden det må settes en eier. Andre managers kan om ønskelig legges til i etterkant manuelt i WF, som vanlig.

Tekniske begrensninger

Relasjoner blir ikke kopierte fra malen til den nye prøver (f. eks. Eksamensvakter, Reviewere). Dette er en begrensning i WISEflow API. De må dermed legges på av flow administrator senere.

Annet

Feil vil varsles i loggoversikten. (NB! Ikke implementert enda!)