2021-09-06 Inspera spørsmål og svar om publisering Brage

Spørsmål og svar hentet fra informasjonsmøte om publisering til Brage fra Inspera.

13:21:44 From  Liv Ingunn Bråten  to  Everyone:

            Oppgavene lagres sammen med ZIP-fil som inneholder evt. vedlegg?

Ja.

13:22:22 From  Liv Ingunn Bråten  to  Everyone:

              Finnes det en oversikt over hvilke felter som det sjekkes mot i FS. For eksempel ved klage.

Vi kjenner ikke FS sin logikk i detalj. Men ingen overføring skjer før alle frister institusjonen har satt er gått ut.

13:23:57 From  Gyrid Vikøren  to  Everyone:

              Kva viss oppgaver har embargo/er klausulert

Hvis publisering av fila er utsatt (embargo) blir kun metadata publisert. Det skjer oppdatering med fil når embargodato er passert. Hvis fila aldri skal publiseres, blir kun metadata publisert.

Sålenge oppgaven er under embargo, vil ingenting publiseres. Oppgaven vil publiseres i sin helhet når embargo-perioden har passert.

13:31:18 From  Liv Ingunn Bråten  to  Everyone:

              Hvis oppgaven ikke har noen frist for publisering, lar vi embargodato stå åpen?

Enten en oppgave har embargo eller ikke. Embargo dato skal normalt ikke være lenger enn 3-5 år.

Oppgavene kan derimot være unntatt publisering, da vil metadata publiseres umiddelbart, men filene (og vedlegg) vil aldri bli publisert.

              Hva menes med embargodato?

Den datoen fila kan overføres til publisering.

              Det hender at vi endrer oppgaven ganske kort tid etter frist. Oppdateres tittel også fortløpende til FS hvis det oppdages endringer?

Endringer utført av student før innleverings-frist, blir fortløpende overført.

Endringer av administrasjonen, skal egentlig ikke være mulig. Men uansett, rett før publisering sjekker vi en siste gang mot eksamensystemet og oppdaterer våre data.

              Filer som eventuelt lastes opp manuelt av admin (av ulike årsaker) fremkommer litt annerledes for sensorene i Inspera. Vil dette kunne skape problemer for integrasjonen også?

Vi kjenner ikke til noen tilfeller der publisering ikke har skjedd, og det har vært manuelt opplastede filer. Det trengs et konkret eksempel for å sjekke, eventuelt kan man sjekke en publisering der det har vært slike filer.

13:37:27 From  Liv Ingunn Bråten  to  Everyone:

              Til P360 har vi andre vedlegg som klausuleringsskjema. Disse skal ikke til Brage, men til P360 - vil dette kunne håndteres?

Ja, men det vedkommer ikke publiseringen. Det har med det separate grensesnittet til P360 å gjøre.

13:38:32 From  Liv Ingunn Bråten  to  Everyone:

https://unit.atlassian.net/wiki/spaces/IPM/pages/494985

13:42:06 From  Irene Eikefjord  to  Everyone:

              Dersom studenten seier nei til tilgjengeleggjering ved innlevering, men ombestemmer seg seinare - er det då mogleg å få satt i gang overføring på eit seinare tidspunkt?

Da det har vist seg vanskelig å endre en innlevert oppgave etter innleveringsfristen, har vi laget et eget verktøy der man kan se oversikt over alle innleverte oppgaver som er fanget opp av integrasjonen og lar man endre på dem.

https://brage-records-app.de-c1.eu1.cloudhub.io/

              Spørsmålene i forhold til publisering og konfidensialitet må nok også ses på. I forhold til P360 må det hentes inn metadata om oppgaven er offentlig/unntatt offentlighet. Som utgangspunkt er oppgaver som er klausulert grunnet lovbestemt taushetsplikt unntatt offentlighet. Det er også oppgaver som er vurdert til stryk (arbeidsutvalget gjør en ekstra sjekk med Arkivverket i forhold til arkivering av stryk-oppgaver, men som utgangspunkt har arbeidsgruppen forutsatt at strykoppgaver også arkiveres). Oppgaver som har utsatt publisering, har også utsatt offentlighet, men det kan komme innsynskrav. Vi ønsker derfor som utgangspunkt 3 saker per studieprogram i P360 – en for offentlige oppgaver, en for oppgaver unntatt offentlighet og en for oppgaver med utsatt offentlighet/oppgaver unntatt offentlighet en periode. Det er altså behov for å få inn ett tilleggsspørsmål om offentlighet eller omformulere spørsmål om publisering.

13:52:03 From  Liv Ingunn Bråten  to  Everyone:

              I Wiseflow har man svaralternativet Ikke publiser på spørsmålet om utsatt publisering og deretter spørsmål om du godtar lisensavtalen. Hvis man svarer Ikke publiser og så JA – altså 2 svar som ikke går i hop, blir oppgaven da publisert eller ikke? Hvilket svar overstyrer det andre?

Det er institusjonen selv som setter opp spørsmålene i form av omslagsfelter. De kan justeres for å unngå slike uklarheter. Vi tar imot (leser) et felt som sier noe om oppgaven skal publiseres eller ikke. Det alene bestemmer om oppgave-filene publiseres eller ikke.

14:00:57 From  Vibeke Braaten - UiA  to  Everyone:

              Spørsmål til bestilling av integrasjon; Er det kun feltene i metadatatabellen som er støttet av integrasjonen? Vi har noen flere felt i skjemaet vårt for standard omslag som vi ønsker at studentene fyller ut, er det mulig å inkludere disse også i integrasjonen? Hvis ikke, er det til noe hinder at de er der eller vil integrasjonen ev bare overse disse?

Det er kun feltene i metadatatabellen som blir lest. Det har ingen betydning for integrasjonen hva som står i andre felter.

14:02:11 From  Jon Eliot Strømme  to  Everyone:

              Muntlig spørsmål: Tittelside, hovedinnhold, tillegg. Det kan være ønskelig at innholdet går til sensor uten tittelside. Det har blitt gjort tilpasninger så tittel og forfatter byttes ut med annen info, for ikke å eksponere studenten til sensor. Kan det ordnes internt i Inspera at ikke hele den ferdige fila går til sensor?

[ikke en del av denne integrasjonen. Inspera må svare ut dette]

              Muntlig spørsmål: Flere felt i skjema? Ja, men bare hvis de er interessante for alle. Det er ikke tilpasning per institusjon i integrasjonen på dette feltet.

14:10:20 From  Liv Ingunn Bråten  to  Everyone:

              Dere som har tatt i bruk integrasjonen, ligger masteroppgavene per studieprogram i arkivet?

Unit: NTNU og UiS har valgt organisatorisk enhet (institutt), og USN har valgt studieprogram. Unit anbefaler å forholde seg til den organisasjonen som er brukt i arkivet.

14:14:16 From  Arild Sørum Hjelle  to  Everyone:

              Liv Ingunn: Ja, det er oppgavetypen skjema vi bruker for å hente inn metadata og få svar på båndlegging og publisering.

14:14:24 From  Jon Eliot Strømme  to  Everyone:

Den største delen av jobben for institusjonene er den samme for Dspace og NVA. Det er ganske sikkert lurt å begynne nå, arbeidet blir ikke bortkastet, og det tar en god del tid.

              Et spørsmål som da sikkert må avklares av FS-teamet. Vi har samme emnekode på flere studieprogram så koblingen mellom program og oppgave må knyttes til studenten. Vi arkiverer i P360 på studieprogram. Arkiverer dere også på institutt i P360?

Unit ville nok anbefale unike koder på studieprogram. Men det er uproblematisk hvis institusjonen skal fordele oppgavene på organisatorisk enhet (institutt).